1. Yleistä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus on tullut voimaan 25.5.2016 ja siirtymäajan päätyttyä 24.5.2018 kaikilta organisaatioilta odotetaan riittävää tasoa henkilötietojen käsittelyssä ja niihin kohdistuvien uhkien torjunnassa sekä havainnoinnissa. Tässä dokumentissa kuvataan, miten TK-Eval käsittelee keräämiään ja käyttöönsä saamiaan henkilötietoja.

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Tämä tietosuojaseloste on oikeudellinen dokumenttimme, joka pitää sisällään asiakkaitamme käsitteleviä henkilötietoja koskevat käytännöt. Ne on kuvattu kohdassa ”TK-Eval rekisterinpitäjänä”.

Tilanteissa, joissa jokin organisaatio on asiakassuhteessa TK-Evaliin ja se on antanut toimeksiannon toteutusta varten henkilötietoja käyttöömme, olemme henkilötietojen käsittelijä asiakkaamme valtuutuksella ja puolesta. Asiakkaamme on tällöin rekisterinpitäjä. Siihen liittyvät käytännöt on kuvattu kohdassa ”TK-Eval tietojenkäsittelijänä”.

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää ajoittain esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on on päivitetty 24.5.2018.

2. Rekisterinpitäjä

TK-Eval avoin yhtiö
Y-tunnus: 1919802-9

Yhteystiedot:
Metsotie 10
74300 Sonkajärvi

Tietosuojavastaava:
TK-Eval / Keimo Sillanpää
Metsotie 10
74300 Sonkajärvi
p. 0500 961 554
keimo.sillanpaa(at)tk-eval.fi

3. TK-Eval rekisterinpitäjänä

TK-Eval voi kerätä ja käsitellä seuraavia asiakas- ja henkilötietoja:
– nimi ja yhteystiedot
– organisaatio ja toimenkuva
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite
– laskutustiedot

Asiakastiedot saadaan joko suoraan asiakkailta asiakasprojektien aloituksen yhteydessä tai niitä voidaan kerätä ja päivittää palveluntarjoajilta ja julkisista rekistereistä.

Asiakasprojekteissa saatamme kerätä kyseisiin projekteihin liittyviä henkilötietoja toteuttamiemme kyselyjen ja haastattelujen avulla. Käytämme kyselytyökaluna e-lomake-järjestelmää, joka on sitoutunut noudattamaan EU:n edellyttämää tietosuoja-asetusta. Kyselyjen avulla keräämiämme analytiikkatietoja ei käytetä henkilöiden tunnistamiseen. Kyselyissä ja asiakasprojekteissa kerättyjen henkilötietojen säilyttämisessä noudatamme tietosuoja-asetuksen mukaisia ehtoja (ks. kohta 8 tietojen säilyttäminen). Henkilötietoja kerätessämme ilmoitamme, miksi henkilötietoja kerätään, missä niitä säilytetään, miten kauan niitä on tarkoitus säilyttää ja miten niitä tullaan jatkossa hyödyntämään.

4. TK-Eval tietojenkäsittelijänä

TK-Eval käsittelee tietoja myös asiakkaiden puolesta ja asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely säännellään ensisijaisesti TK-Evalin tietosuojakäytäntöjen mukaan sekä asiakkaiden henkilö- ja yksityisyydensuojapolitiikan mukaisesti. Tilanteissa, joissa jokin organisaatio on suoraan TK-Evalin asiakas ja TK-Eval saa asiakkaalta asiakasprojektin kannalta tärkeitä henkilöiden tunniste- ja yhteystietoja, TK-Eval on henkilötietojen käsittelijä asiakkaan valtuutuksella ja puolesta. Asiakkaamme on tällöin rekisterinpitäjä. Näitä tietoja säilytetään vain asiakasprojektin ajan ja käytetään vain asiakasprojektia varten rekisterinpitäjän (asiakkaan) omassa rekisterissään ilmoittamia tarkoituksia varten (ks. tarkemmin seuraavat kohdat).

5. Henkilötietojen käsittely ja lainsäädännölliset perusteet henkilötietojen käsittelylle

Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme tarjota asiakkaillemme palveluja ja ylläpitää ja kehittää liiketoimintaamme. Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme hoitaa sopimusvelvollisuutemme asiakkaalle. Voimme käyttää tietoja esim. suorittaaksemme haastatteluja ja kyselyjä sekä ottaaksemme yhteyttä asiakasprojektiemme kannalta tärkeisiin henkilöihin.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoituksena on myös asiakassuhteen hoitaminen ja asiakassuhteen päätyttyä palveluistamme tiedottaminen. Voimme käsitellä henkilökohtaisia tietoja ottaaksemme yhteyttä asiakkaisiin palveluistamme ja tiedottaaksemme asiakkaille muutoksista palveluissamme sekä markkinoidaksemme palveluitamme.
Käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi asiakkaille ja oikeudellisten velvoitteiden noudattamiseksi. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja pyrkimällä oikeutettuun etuumme liiketoiminnan ylläpitämiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen sekä asiakassuhteiden luomiseen ja ylläpitoon. Päättäessämme käyttää henkilötietoja laillisten intressiemme perusteella huomioimme aina yksilöiden oikeuden heidän yksityisyyttään kohtaan.

6. Henkilötietojen luovuttaminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta TK-Evalin ulkopuolelle.

7. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Tietojen säilyttäminen

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on laillisesti sallittua ja tarpeellista asiakassuhteiden kannalta tai asiakasprojektien tai niiden asiaankuuluvien osien suorittamiseksi. Tietojen säilyttämisaika riippuu tietojen luonteesta ja käsittelytavoitteista. Henkilötiedot ja asiakkaita koskevat tiedot poistetaan yleensä kohtuullisen ajan kuluessa, kun asiakassuhde ja / tai asiakasprojekti on päättynyt. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde kestää, eikä sen jälkeen enää pidempään kuin lain edellyttämät tai välttämättömät oikeutetut edut edellyttävät (mm. korvausten käsittely, sovinnonteko, sisäinen raportointi, markkinointi).

9. Asiakkaan oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä TK-Evalin tietosuojavastaavalle.  

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

10.Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.